Sau khi phỏng vấn định cư diện gia đình, nếu hồ sơ của bạn chưa đủ điều kiện để được cấp visa ngay, Lãnh sự quán Mỹ có thể tạm thời từ chối và bạn sẽ nhận được “giấy xanh” (OF-194). Trên giấy này sẽ ghi rõ bạn cần nộp bổ sung giấy tờ gì hoặc thông báo hồ sơ cần được giải quyết một số thủ tục xử lý hành chính (Administrative Processing) trước khi có quyết định cuối cùng.
Thủ tục xử lý hành chính (Administrative Processing) là gì?
Thủ tục xử lý hành chính (Administrative Processing – AP) là giai đoạn kiểm tra bổ sung nội bộ do Lãnh sự quán Mỹ (LSQ) khởi động sau buổi phỏng vấn visa, khi hồ sơ cần xác minh thêm về an ninh hoặc thông tin.
Khi cần xác minh thêm, LSQ sẽ khởi động quá trình xử lý hành chính: nhập hồ sơ vào hệ thống, ghi nhận tình trạng theo INA 221(g), xác định thông tin cần kiểm tra và đồng thời chuyển hồ sơ tới các cơ quan chức năng hoặc các hệ thống an ninh liên quan để tiến hành kiểm tra.
Những lý do thường gặp khiến hồ sơ bị xử lý hành chính
Dù Bộ Ngoại giao Mỹ không công khai chi tiết cụ thể về những trường hợp sẽ cần làm thủ tục xử lý hành chính và LSQ cũng không ghi rõ trên giấy xanh nguyên nhân cụ thể dẫn đến phải xử lý hành chính để xác minh thêm.
Trên thực tế, lý do thường gặp có thể khiến bạn nhận giấy xanh xử lý hành chính là:
Thứ nhất: thông tính chính về tính hợp lệ của hồ sơ cần được xác minh thêm
- Tính xác thực của giấy tờ: nếu bạn đã nộp đủ giấy tờ, LSQ không yêu cầu bổ sung nhưng có thể cần kiểm tra tính hợp pháp/độ tin cậy của các giấy tờ như giấy khai sinh, hôn nhân, bảo trợ tài chính, bằng cấp, hợp đồng lao động…
- Thông tin khai báo trong hồ sơ: so sánh Form DS-260, câu trả lời phỏng vấn và dữ liệu khác để phát hiện sai lệch.
- Mối quan hệ bảo lãnh: xác minh tính hợp pháp của quan hệ gia đình hoặc hôn nhân để chống gian lận visa định cư.
Thứ hai: nghi ngờ về lịch sử visa, khai báo hoặc vi phạm di trú
Hồ sơ có thể bị xử lý hành chính nếu:
- Bạn từng ở quá hạn visa hoặc bị trục xuất khỏi Mỹ.
- Có khai báo không rõ ràng hoặc mâu thuẫn trong buổi phỏng vấn.
- Lịch sử xin visa trước có vấn đề (bị từ chối nhiều lần, khai không trung thực…).
Viên chức lãnh sự có thể cần kiểm tra chéo với hệ thống USCIS, CBP hoặc các cơ quan khác để xác minh thông tin.
Thứ ba: thuộc trường hợp đặc biệt cần kiểm tra an ninh chuyên sâu
- Thông tin lý lịch và an ninh: LSQ cần kiểm tra dựa trên dữ liệu an ninh của Mỹ để phát hiện tiền án hoặc nguy cơ an ninh. Đã từng có trường hợp, tên đương đơn trùng với người trong danh sách theo dõi an ninh của Mỹ nên cần xác minh thêm qua hệ thống.
- Có học vấn/nghề nghiệp trong lĩnh vực khoa học, công nghệ hoặc kỹ thuật nhạy cảm (Technology Alert List – TAL): phần lớn hồ sơ định cư diện gia đình chỉ xoay quanh xác minh quan hệ, giấy tờ và an ninh cơ bản; tuy nhiên nếu có học vấn/nghề nghiệp trong những lĩnh vực này, LSQ vẫn có thể áp dụng kiểm tra TAL để đánh giá rủi ro an ninh.
Thứ tư: viên chức lãnh sự chưa thể kết luận ngay
- LSQ Mỹ là cơ quan thuộc Bộ Ngoại Giao Mỹ (Department of State). Họ làm việc dưới quyền quản lý của Cục Lãnh sự (Bureau of Consular Affairs – CA).
- Trong một số trường hợp phức tạp, quyết định cấp/từ chối visa không chỉ dựa vào cá nhân viên chức lãnh sự mà cần ý kiến hoặc hướng dẫn từ cấp cao hơn (tức là Cục Lãnh sự – CA). Ví dụ: các trường hợp liên quan đến chính sách mới, vấn đề nhạy cảm về ngoại giao, hoặc hồ sơ có rủi ro cao về an ninh/công nghệ
- Khi cần hướng dẫn từ cấp cao hơn, LSQ phải xin ý kiến (Advisory Opinions – AO) đến văn phòng Visa (Visa Office) thuộc Cục Lãnh sự – CA/VO.
Cần làm gì khi nhận được giấy xanh xử lý hành chính?
Để có đủ thông tin đưa ra quyết định về cấp hay từ chối visa, LSQ có thể thu thập dữ liệu bằng nhiều cách nhưng không phải trường hợp nào cũng bị điều tra.
Phần lớn trường hợp, đương đơn chỉ cần chờ vì quá trình xử lý hành chính diễn ra nội bộ, thường là:
- Đối chiếu thông tin trên dữ liệu hệ thống USCIS, CBP, DHS… với các cơ sở dữ liệu như CLASS, DHS, FBI Name Check, Interpol…
- Bộ phận Phòng chống Gian lận (FPU) liên hệ trực tiếp cơ quan cấp giấy khai sinh, giấy kết hôn, trường học, công ty… để xác minh tính hợp pháp của giấy tờ.
- Xin ý kiến các cơ quan liên bang khác nếu hồ sơ liên quan an ninh hoặc lĩnh vực nhạy cảm.
- LSQ cần xin hướng dẫn cụ thể từ Cục Lãnh sự trước khi ra quyết định.
Trong một số trường hợp, bạn cần hợp tác tích cực vì LSQ phải xác minh sâu hơn (nhiều người gọi đây là điều tra), ví dụ:
- Gọi điện hoặc email: LSQ có thể gọi điện hoặc gửi email mời đương đơn trả lời thêm hoặc nộp thông tin chi tiết hơn nếu có nghi vấn.
- Kiểm tra thực địa: nhân viên địa phương có thể đến trực tiếp địa điểm cư trú, nơi làm việc… để xác minh thực tế.
- Hỏi song song: Có thể hỏi trực tiếp đương đơn, hàng xóm, gia đình, bạn bè hoặc người bảo lãnh; thậm chí yêu cầu đương đơn cho xem điện thoại để đối chiếu thông tin.
Lưu ý quan trọng khi nhận giấy xanh xử lý hành chính
- Dù phần lớn quá trình xử lý hành chính diễn ra nội bộ, các cơ quan có trách nhiệm xác minh có thể liên hệ qua điện thoại, email hoặc mời bạn lên phỏng vấn bổ sung để làm rõ thông tin.
- Trong buổi phỏng vấn chính thức, viên chức lãnh sự sẽ tránh hỏi những câu quá riêng tư/nhạy cảm (đây là nguyên tắc), nhưng khi xử lý hành chính có thể có câu hỏi nhạy cảm, bạn cần bình tĩnh trả lời trung thực vì đó chỉ là xác minh chứ không phải điều tra hình sự.
- Đảm bảo số điện thoại, email bạn cung cấp còn hiệu lực; kiểm tra hộp thư thường xuyên để tránh bỏ lỡ yêu cầu.
- Nếu thay đổi địa chỉ hoặc số điện thoại, bạn phải đăng nhập tài khoản USTraveldocs để cập nhật lại và thông báo cho LSQ.
- Thời gian xử lý hành chính tùy từng hồ sơ, có thể kéo dài từ vài tuần đến vài tháng tùy độ phức tạp. Bạn không thể đẩy nhanh quy trình, trừ khi có tình huống khẩn cấp đặc biệt, vì vậy hãy kiên nhẫn chờ đợi.
- Giữ bản sao giấy tờ quan trọng phòng khi LSQ yêu cầu bổ sung hoặc xác minh thêm, bạn có sẵn để cung cấp nhanh.
Kết luận
Nhận “giấy xanh xử lý hành chính” thực chất là nhận thông báo rằng hồ sơ của bạn đang trong giai đoạn xác minh bổ sung, không phải bị từ chối vĩnh viễn. Thông thường, bạn chỉ cần chờ kết quả, nhưng nếu được gọi điện xác minh, mời lên phỏng vấn bổ sung hoặc bị điều tra thực địa thì hãy hợp tác và cung cấp thông tin một cách trung thực.
